Xavier Van Caneghem
Savez-vous combien de temps vous devez conserver vos factures, preuves de paiement, actes et autres documents administratifs ?
Nous vous en donnons un aperçu.
La durée de conservation de vos documents
Les informations reprises ci-dessous donnent une indication de la durée de conservation minimale de documents adressés à des particuliers et se basent sur la législation, les usages et/ou la durée conseillée afin que vous puissiez faire valoir vos droits en cas de litige.
(Source : Crioc et législation)
| Document | Durée de conservation conseillée |
| Actes notariés | vie |
| Adoption (documents) | vie |
| Agence de voyage (factures) | 2 ans |
| Agence immobilière (facture) | 10 ans |
| Alimentaire (paiement rente) | 5 ans |
| Allocation familiale (preuve de paiement) | 5 ans |
| Assurances (contrats, vie, décès, habitation) | 10 ans |
| Assurances (paiement de prime, résiliation) | 2 ans |
| Assurances (traitement de sinistres) | 2 ans |
| Avocats / architectes (frais, honoraires) | 5 ans |
| Banque (documents) | min. 7 ans ou fin de validité |
| Chômage (paiements) | 5 ans |
| Construction (travaux, contrats, factures) | 10 ans |
| Convocation électorale | 1 mois après le vote |
| Crédit immobilier | min. 5 ans ou fin de validité |
| Divorce (document, jugement) | vie |
| Diplôme | vie |
| Eau (consommation) | 5 ans |
| Electricité (consommation) | 5 ans |
| Electricité (travaux) | 10 ans |
| Garanties d’achat | fin de validité |
| Gaz (consommation) | 5 ans |
| Fiches de paie | jusqu’à la retraite |
| Habitation (actes, preuve de propriété) | jusqu’à fin de propriété |
| Hospitalisation (factures) | 2 ans après fin des soins |
| Hôtel (factures, notes de frais, preuve paiement) | 3 mois |
| Huissiers (frais, factures) | 1 an |
| Impôts / fisc (documents du fisc) | 7 ans |
| Impôts/fisc (déclarations fiscales, de revenus) | 10 ans |
| Internet (consommation, abonnement) | 5 ans |
| Jugement | vie |
| Loyer (preuve de paiement) | 5 après fin de bail |
| Mariage (contrat / vie commune) | vie |
| Médecins / Frais médicaux | 2 ans |
| Notaire (factures, honoraires) | 5 ans |
| Plomberie (travaux) | 10 ans |
| Propriété (documents, copropriété, syndic) | 10 ans |
| Ramonage (factures, attestation) | 1 an |
| Redevance/facture radio-tv | 5 ans |
| Restaurant (factures, note frais, preuve paiement) | 6 mois |
| Sécurité sociale (décomptes) | 2 ans |
| Téléphone (consommation, abonnement) | 5 ans |
| Testament | vie |
| Tickets de caisse* | 1 mois* |
| Transport (factures, abonnements) | 1 an |
| Travail (contrat, licenciement) | 5 ans |
| Travail (preuve de cotisations) | retraite |
| Travaux de construction (factures) | 10 ans |
| Voiture (facture garage) | 10 ans |
| Voiture (documents) | jusqu’à fin de propriété |
Note : * Le ticket de caisse a valeur de garantie, il faut donc le conserver pendant la période de garantie du bien acheté. Lisez ici nos conseils pour bien le conserver.
Les factures envoyées et payées par voie électronique ou numérique
A l’heure actuelle, de plus en plus de factures sont envoyées et payées par voie électronique. Si vous utilisez ce moyen de paiement, vous êtes tenu de conserver ces factures également sous cette forme. Gardez-en une copie sur support informatique en veillant à ce que la copie puisse en prouver la provenance et l’authenticité.
A ce sujet, le Code de la TVA stipule les dispositions suivantes :
“Les factures doivent être conservées sous la forme originale, papier ou électronique, sous laquelle elles ont été reçues. Pour les factures qui sont conservées par voie électronique, les données garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de chaque facture doivent également être conservées.
On entend par conservation d’une facture par voie électronique, une conservation effectuée au moyen d’équipements électroniques de conservation de données y compris la compression numérique. ”
